Datenschutzerklärung

Stand: 9. Oktober 2026

Diese Erklärung gilt für zwei getrennte Angebote:

• Teil A – Website: die öffentlich zugängliche Website unter www.scalium-tool.com
• Teil B – Anwendung: die passwortgeschützte Anwendung Scalium unter app.scalium-tool.com

Die Abschnitte 1 bis 3 sowie 8 bis 12 gelten für beide Angebote.

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1. Verantwortlicher

Trade Mates OÜ Ruunaoja tn 3, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estland Registernummer: 17238912 E-Mail: info@scalium-tool.com

Vertreten durch die Vorstandsmitglieder Amon Eller und Timo Schatz.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO liegen nicht vor: es findet keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien und keine systematische Überwachung statt.

2. Zwei Rollen – bitte beachten

Trade Mates OÜ verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

a) Als Verantwortlicher für die eigenen Verarbeitungen: Aufruf der Website, Demo-Anfragen, Nutzerkonten der Anwendung, Abrechnung und Verbrauchsmessung. Für diese Verarbeitungen gilt diese Erklärung vollständig.

b) Als Auftragsverarbeiter für die Inhalte unserer Kunden: Wissensdokumente, hochgeladene Unterlagen, erzeugte Artikel und Zugangsdaten zu Kundensystemen werden ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden verarbeitet. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist insoweit der Kunde. Die Einzelheiten regelt der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten an den jeweiligen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere sicherer und störungsfreier Betrieb), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine solche eingeholt wird.

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Teil A – Website (www.scalium-tool.com)

4. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website werden die technisch erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

• Zweck: Ausliefern der Seite, Erkennen und Abwehren von Störungen und Angriffen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Auftragsverarbeiter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA
• Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (Region fra1); die Auslieferung statischer Inhalte erfolgt über das weltweite Edge-Netz von Vercel
• Speicherdauer: Nach Angaben von Vercel werden Runtime-Logs in unserem Tarif (Pro) für einen Tag aufbewahrt.

5. Reichweitenmessung nur nach Einwilligung

Grundsätzlich werden auf der Website

• keine Analysewerkzeuge eingesetzt (kein Google Analytics, kein Google Tag Manager, kein Matomo, kein Plausible, kein PostHog),
• keine Profilbildungsdienste eingesetzt,
• keine Schriftarten, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern nachgeladen. Alle Schriften werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Eine einzige Ausnahme gibt es, und sie betrifft nur einen Teil der Besucher.

5.1 Meta-Pixel auf den Landeseiten unserer Anzeigen

Wir schalten Anzeigen bei Facebook und Instagram. Um zu erkennen, welche dieser Anzeigen zu einer Anfrage oder einem Vertragsabschluss führt, setzen wir den Meta-Pixel ein — ein Programm der Meta Platforms Ireland Limited.

Wen das betrifft: ausschließlich Besucher, die über eine unserer Anzeigen auf eine der Landeseiten /geo-check, /angebot, /pr-artikel oder /zahlung gelangen. Meta hängt an jeden Anzeigenklick den Parameter fbclid an die Adresse; nur wenn dieser vorhanden ist, fragen wir überhaupt. Wer die Seiten über eine Suchmaschine, einen Verweis oder eine direkte Eingabe aufruft, bekommt weder eine Anfrage angezeigt noch wird bei ihm etwas geladen oder gespeichert.

Wann etwas passiert: erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über die eingeblendete Leiste. Vor dem Klick auf „Einverstanden" wird kein Programmcode von Meta geladen, es besteht keine Verbindung zu Servern von Meta, und es werden keine Daten übertragen. Lehnen Sie ab oder treffen Sie keine Entscheidung, unterbleibt die Messung vollständig.

Welche Daten übermittelt werden: Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie die Information, dass Sie eine bestimmte Handlung ausgeführt haben — den GEO-Check abgeschickt oder ein Paket gebucht, jeweils mit dem Preis des gebuchten Pakets. Der Meta-Pixel setzt dabei Cookies.

Was wir ausdrücklich nicht tun: Der „automatische erweiterte Abgleich" ist abgeschaltet. Die von Ihnen in Formulare eingetragenen Angaben — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer — werden nicht an Meta übermittelt. Die Conversions API setzen wir nicht ein.

• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG bzw. die entsprechende estnische Regelung
• Empfänger: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Meta verarbeitet Daten auch in den Vereinigten Staaten; Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie der EU-US Data Privacy Framework.
• Gemeinsame Verantwortlichkeit: Für die Erhebung und Übermittlung der Daten sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die weitere Verarbeitung durch Meta liegt allein in deren Verantwortung.
• Speicherdauer: Die vom Pixel gesetzten Cookies laufen spätestens nach 90 Tagen ab. Ihre Entscheidung selbst speichern wir im Local Storage Ihres Browsers, damit wir Sie nicht erneut fragen.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Websitedaten dieser Seite in Ihrem Browser löschen. Beim nächsten Aufruf über eine Anzeige werden Sie erneut gefragt.

6. Demo-Anfragen

6.1 Über Typeform auf der Website

Auf der Website kann über die Schaltfläche „Demo anfragen" ein Formular geöffnet werden. Das Formular wird erst nach Ihrem Klick geladen. Vor diesem Klick findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.

• Verarbeitete Daten: die von Ihnen im Formular gemachten Angaben sowie die technischen Verbindungsdaten der Formularübermittlung
• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Terminvereinbarung, Vertragsanbahnung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Dienstleister: Typeform SL, Carrer Bac de Roda 163, 08018 Barcelona, Spanien
• Speicherort: Typeform speichert Formularantworten auf Servern von Amazon Web Services in den USA (Region Nord-Virginia). Für diese Übermittlung stützt sich Typeform auf die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2, Fassung 2021).
• Speicherdauer: Wir löschen Anfragen spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Fristen aus Abschnitt 9.

6.2 Über Formulare in unseren Anzeigen bei Facebook und Instagram

Einige unserer Anzeigen bei Facebook und Instagram enthalten ein Anfrageformular (bei Meta „Sofortformular" genannt). Es öffnet sich innerhalb von Facebook oder Instagram, nicht auf unserer Website. Meta füllt dabei einzelne Felder mit den Angaben aus Ihrem Konto vor; Sie können sie vor dem Absenden ändern. Übermittelt wird erst, wenn Sie das Formular ausdrücklich absenden.

• Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name und Website Ihres Unternehmens, Ihre Antworten auf die Fragen im Formular (zum Beispiel zur Art Ihres Unternehmens und zum gewünschten Zeitpunkt) sowie die Angabe, über welche Anzeige die Anfrage kam
• Zweck: Rückruf, Vereinbarung und Vorbereitung eines Erstgesprächs, Vertragsanbahnung; außerdem die Auswertung, welche Anzeigen zu Anfragen führen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung auf Ihre Anfrage hin); für die Auswertung unserer Anzeigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist der wirtschaftliche Einsatz unseres Werbebudgets
• Anbieter des Formulars: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Meta verarbeitet Daten auch in den Vereinigten Staaten; Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie der EU-US Data Privacy Framework.
• Gemeinsame Verantwortlichkeit: Für die Erhebung der Angaben über das Formular und deren Übermittlung an uns sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Was Meta darüber hinaus mit Daten aus der Nutzung von Facebook und Instagram tut, etwa zur Auslieferung und Messung von Anzeigen, liegt allein in der Verantwortung von Meta und ist in der Datenrichtlinie von Meta beschrieben.
• Terminbuchung: Nach dem Absenden können Sie über einen Link direkt einen Termin buchen. Dafür nutzen wir Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Calendly verarbeitet die dort eingegebenen Angaben in unserem Auftrag; die Übermittlung in die USA stützt sich auf den EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
• Anfragenliste: Meta überträgt Ihre Angaben in unsere Anfragenliste, eine Tabelle bei Google (Google Sheets; Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Unsere Ablaufautomatisierung (Abschnitt 10, Elestio) liest diese Liste, um die folgenden Schritte auszuführen.
• Abgleich mit Terminbuchungen: Damit Sie nach einer Buchung keine weitere E-Mail und keinen Anruf von uns bekommen, gleichen wir Ihre Angaben automatisiert mit den Buchungen bei Calendly ab (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website-Domain, bei Links aus unseren E-Mails eine Kennung Ihrer Anfrage).
• E-Mail zu Ihrer Anfrage: Haben Sie keinen Termin gebucht, schreiben wir Ihnen zu Ihrer Anfrage eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchung, gegebenenfalls einige Tage später eine kurze Erinnerung; mehr als zwei E-Mails senden wir nicht. Für den Versand nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Die E-Mails werden über Server in der EU (Irland) versendet; Resend speichert Versanddaten (Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus) in den USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Öffnungen und Klicks werden nicht gemessen. Ihre Antworten gehen an unser Postfach bei Hostinger (Hostinger International Ltd., Larnaca, Zypern). Möchten Sie keine E-Mail von uns, antworten Sie mit „Stopp"; wir tragen Ihre Adresse dann in eine Sperrliste ein und schreiben Ihnen nicht mehr.
• Auswertung Ihrer Website: Zur Vorbereitung des Gesprächs rufen wir die von Ihnen angegebene Website automatisiert auf und werten öffentlich zugängliche Angaben aus, etwa ihre technische Auffindbarkeit und ihre Sichtbarkeit in Suchmaschinen und KI-Systemen. Ein kurzes Ergebnis kann Teil der E-Mail sein. Für Daten aus Suchmaschinen setzen wir die in Abschnitt 10 genannten Anbieter von Suchdaten ein; an sie geht nur die Adresse Ihrer Website oder ein daraus abgeleiteter Suchbegriff, keine Angaben zu Ihrer Person.
• Rechtsgrundlage für Abgleich, E-Mail und Auswertung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung auf Ihre Anfrage hin); für den Abgleich zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist, Sie nach einer Buchung nicht unnötig erneut zu kontaktieren.
• Speicherdauer: Wir übernehmen Ihre Anfrage aus dem Verwaltungsbereich von Meta in unsere eigene Anfragenliste und löschen sie dort spätestens nach 90 Tagen. In unserer Liste löschen wir Anfragen spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt. Einen Eintrag in der Sperrliste bewahren wir auf, solange er nötig ist, um Ihren Wunsch zu beachten.

Eine Anmeldung zu einem Newsletter findet derzeit nicht statt. Sollte ein Newsletter eingeführt werden, wird diese Erklärung vorher entsprechend ergänzt.

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Teil B – Anwendung Scalium (app.scalium-tool.com)

Die Anwendung ist nicht öffentlich zugänglich. Der Zugang setzt eine vorherige Freischaltung der E-Mail-Adresse voraus.

7. Verarbeitungen in der Anwendung

7.1 Nutzerkonto und Anmeldung

• Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert; das Klartextpasswort ist uns nicht bekannt), Zeitpunkt der Registrierung und der Anmeldungen, zugewiesene Rolle und zugewiesene Kunden
• Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Zugriffssteuerung, Sicherheit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Auftragsverarbeiter: Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher), Serverstandort Irland (Region eu-west-1)

7.2 Zugangsanfragen

Wer nicht freigeschaltet ist, kann eine Zugangsanfrage stellen. Gespeichert werden die E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Anfrage, bis über die Anfrage entschieden ist. Abgelehnte Anfragen werden spätestens nach drei Monaten gelöscht.

7.3 Aktivitäts- und Verbrauchsdaten

• Daten: welcher Nutzer wann welchen Artikel erzeugt hat, verbrauchte Token und die daraus entstandenen Kosten je Nutzer, Kunde und Zeitraum
• Zweck: Kostenkontrolle, Durchsetzung von Verbrauchsobergrenzen, Abrechnung, Nachvollziehbarkeit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

7.4 Technisch erforderliches Cookie

Die Anwendung setzt genau ein eigenes Cookie:

Dieses Cookie ist für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. die entsprechende estnische Regelung). Im angemeldeten Bereich werden keine weiteren Cookies gesetzt und keine Werbe- oder Analysedienste eingesetzt; der in Abschnitt 5.1 beschriebene Meta-Pixel wird dort nicht geladen.

7.5 Freiwilliges Feedback

Geben Nutzer Rückmeldungen zu erzeugten Inhalten, speichern wir diese zusammen mit dem Bezug zum Nutzerkonto, um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Inhalte unserer Kunden – Verarbeitung im Auftrag

Für die folgenden Datenbestände handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2 b):

• Wissensdokument je Kunde: entsteht aus den Antworten des Kunden auf unseren Fragenkatalog, aus Inhalten seiner Website und aus hochgeladenen Unterlagen. Es kann personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Zitate und Qualifikationen von Mitarbeitenden, namentlich genannte Kunden und Partner sowie Angaben aus Fallstudien. Frühere Fassungen des Dokuments werden versioniert aufbewahrt.
• Hochgeladene Dokumente aus dem Onboarding (PDF-, Word- und Excel-Dateien)
• Erzeugte Artikel einschließlich Zwischenständen und Prüfergebnissen
• Zugangsdaten zu Kundensystemen: Adresse der WordPress-Installation, Benutzername und Anwendungspasswort. Das Anwendungspasswort wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-CBC mit eigenem Initialisierungsvektor je Eintrag) und nur zum Zeitpunkt der Veröffentlichung entschlüsselt. Es wird nicht an die Automatisierungsumgebung weitergegeben.

Sowohl der Kunde als auch wir können das Wissensdokument einsehen und bearbeiten.

8.1 Auswertung öffentlich zugänglicher Wettbewerbsseiten

Zur Recherche werden Suchergebnisse abgerufen und die Inhalte einer begrenzten Anzahl öffentlich zugänglicher Wettbewerbsseiten automatisiert ausgelesen und als Kontext an das Sprachmodell übergeben. Soweit dabei urheberrechtlich geschützte Inhalte vervielfältigt werden, stützen wir uns auf die gesetzliche Ausnahme für Text- und Datamining (Art. 4 der Richtlinie (EU) 2019/790 in der jeweiligen nationalen Umsetzung). Maschinenlesbare Nutzungsvorbehalte werden beachtet.

9. Einsatz von KI-Systemen

Zur Erstellung von Wissensdokumenten, Artikeln, Bildern und Prüfergebnissen setzen wir Sprach- und Bildmodelle externer Anbieter ein. Dabei gilt:

• Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO über Personen getroffen. Die Systeme erzeugen Textvorschläge; über Struktur, Auswahl und Freigabe entscheidet stets ein Mensch.
• Die Anbieter verwenden die übermittelten Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle. Für die Anthropic-API gilt dies nach Angaben des Anbieters vertraglich; Prompts und Ausgaben werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert, bei einzelnen Modellklassen gilt eine Aufbewahrung von 30 Tagen.
• An die Bildmodelle wird ausschließlich ein aus dem Artikelinhalt abgeleiteter Bildprompt übermittelt; Kundendaten werden dorthin nicht übertragen.

10. Empfänger der Daten

Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir unseren Kunden auf Anfrage zur Verfügung.

Ein Verkauf von Daten findet nicht statt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

11. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder, sofern der Empfänger entsprechend zertifiziert ist, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO. Betroffen sind die in Abschnitt 10 als solche gekennzeichneten Empfänger. Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

12. Speicherdauer

Weisungen des Kunden zur Löschung setzen wir vorrangig um.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir sie unverzüglich an diesen weiter.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die estnische Datenschutzaufsicht Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland, E-Mail: info@aki.ee, www.aki.ee. Sie können sich ebenso an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe der in Teil A und B genannten Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für die Anmeldung erforderlichen Angaben kann die Anwendung jedoch nicht bereitgestellt werden, und ohne die Angaben im Demo-Formular können wir eine Anfrage nicht bearbeiten.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.